INFORMACJA DLA KONTRAHENTÓW ORAZ PRZEDSTAWICIELI i PRACOWNIKÓW KONTRAHENTÓW W PRZEDMIOCIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1.   Kto przetwarza dane?

Administratorem Twoich danych osobowych jest DataWalk S.A. z siedzibą przy ul. Rzeźniczej 32-33, 50-130 Wrocław (dalej także „DATAWALK” lub „Administrator”). W sprawie ochrony swoich danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem email: [email protected] lub pisemnie na adres naszej siedziby.

2.    Kogo dotyczy niniejsza klauzula?

Za każdym razem, kiedy w niniejszej klauzuli jest mowa o kontrahencie, rozumie się przez to klientów biznesowych, potencjalnych klientów, dostawców, potencjalnych dostawców, wykonawców, potencjalnych wykonawców lub innych partnerów biznesowych i potencjalnych partnerów biznesowych DATAWALK.

Dane osobowe kontrahentów przetwarzamy w przypadkach, kiedy kontrahent jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. W przypadkach kontrahentów prowadzących działalność w innej formie prawnej, przetwarzamy dane osobowe ich przedstawicieli i pracowników.

3.    Jakie dane osobowe przetwarzamy?

DATAWALK może przetwarzać poniższe kategorie danych osobowych w związku z relacją pomiędzy Tobą lub organizacją, w imieniu której działasz, pracujesz lub świadczysz usługi, a DATAWALK. Dane osobowe mogą się różnić w zależności od powyższej relacji:

1. w przypadku kontrahenta i/lub przedstawicieli kontrahenta - DATAWALK przetwarza dane umożliwiające identyfikację, dane kontaktowe oraz dane zawarte w umowie i/lub niezbędne do wykonania umowy,
2. w przypadku pracownika kontrahenta - DATAWALK przetwarza dane umożliwiające identyfikację i kontaktowe.

4.    Źródło pochodzenia danych:

W przypadku, gdy dane osobowe nie zostały zebrane bezpośrednio od Ciebie, zostały uzyskane od kontrahenta, którego jesteś pracownikiem lub przedstawicielem. Dane osobowe mogły być również uzyskane ze stron internetowych kontrahenta lub z publicznie dostępnych rejestrów.

5.       Podstawa i cel przetwarzania danych:

DATAWALK przetwarza Twoje dane osobowe w celach i na podstawach prawnych opisanych poniżej:

• W przypadku kontrahentów:
• przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – dokumentowanie operacji gospodarczych, tj. prowadzenie rejestrów dla celów podatkowych, wystawianie lub przechowywanie faktur,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

1. w celach kontaktowych,
2. w stosownych przypadkach, w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń;

• zgoda (art. 6 ust.1 lit. a RODO):

W sytuacjach, w których nie znajdzie zastosowania podstawa prawna przetwarzania, DATAWALK może prosić Cię o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. W takim przypadku Twoje dane osobowe będą przetwarzane w zakresie i celu określonym w tej zgodzie. Jeżeli Twoje dane osobowe są lub będą przetwarzane na podstawie zgody, zgoda ta może zostać wycofana w dowolnym momencie, a wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

• W przypadku pracowników i/lub przedstawicieli kontrahentów:
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

1. w związku z prowadzeniem rejestrów dla celów podatkowych, wystawiania lub przechowywania faktur;

• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

1. w celu zawarcia i wykonywania umowy z kontrahentem, którego jesteś pracownikiem/przedstawicielem,
2. w celach kontaktowych, w szczególności w celu obsługi zapytań lub innych wiadomości dotyczących stosunków umownych z kontrahentami.

6.       Obowiązek podania danych osobowych:

• jeżeli jesteś kontrahentem lub przedstawicielem kontrahenta, podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek zawarcia lub wykonania umowy. Podanie danych osobowych może być również konieczne do wypełnienia prawnego obowiązku ciążącego na DATAWALK. Niepodanie wymaganych danych osobowych, w zależności od okoliczności, może stanowić przeszkodę do zawarcia lub wykonania umowy;
• jeżeli jesteś pracownikiem kontrahenta i przekazałeś swoje dane osobowe DATAWALK, ich przetwarzanie może być konieczne w związku z uzasadnionym interesem DATAWALK, w tym celu zawarcia i wykonania umowy pomiędzy DATAWALK a kontrahentem. Niepodanie wymaganych danych osobowych, w zależności od okoliczności, może stanowić przeszkodę do zawarcia lub wykonania umowy;
• podanie innych danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może mieć wpływ na świadczenie usług na rzecz DATAWALK.

7.       Warunki przekazywania danych podmiotom trzecim:

Co do zasady – nikomu nie udostępniamy danych osobowych. Dane osobowe w drodze umowy (zgodnie z art. 28 RODO) powierzamy do przetwarzania podmiotom, z których usług korzystamy w związku z przetwarzaniem danych, w szczególności dostawcom usług IT oraz dostawcom usług księgowych, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania tych usług.

8.  Transfer danych do państw trzecich

Jak wskazano w niniejszej klauzuli informacyjnej, w związku z przetwarzaniem danych możemy korzystać z usług podmiotów trzecich (procesorów), w szczególności – z usług podmiotów dostarczających infrastrukturę informatyczną. Jeśli korzystamy z usług podmiotów trzecich spoza EOG (w przypadku podmiotów zapewniających infrastrukturę IT – najczęściej z USA) lub zezwalamy podmiotom trzecim na korzystanie z usług dalszych procesorów (podprocesorów) do przetwarzania danych osobowych poza EOG (najczęściej dotyczy to podmiotów zapewniających infrastrukturę informatyczną), za wyjątkiem sytuacji, gdy przetwarzanie odbywa się w państwie zapewniającym odpowiedni stopień ochrony (zgodnie z aktualnymi wytycznymi Komisji Europejskiej), uprzednio zapewniamy wdrożenie mechanizmu prawnego zapewniającego odpowiednie zabezpieczenia, takiego jak np. standardowe  klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szczegółowe informacje na temat przekazywania danych osobowych do państw trzecich, stosowanych zabezpieczeń, a także kopię takich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami przy wykorzystaniu danych kontaktowych podanych w niniejszej klauzuli.

9.   Okres przechowywania danych

Przechowywanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi okresów przechowywania. Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania umowy z kontrahentem oraz po jej zakończeniu - przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania ciążących na DATAWALK obowiązków prawnych (np. przechowywania dokumentów rozliczeniowych)  - zgodny z obowiązującymi przepisami.

10.   Profilowanie

Dane osobowe nie będą przetwarzane w formie profilowania, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.

11.    Przysługujące  uprawnienia:

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przysługuje Ci w szczególności prawo:

• dostępu do informacji o danych osobowych przechowywanych przez DATAWALK, tj. prawo dostępu do danych i prawo do uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych osobowych – w przypadku, gdy są nieprawidłowe lub niekompletne;
• usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) - w szczególności, gdy dane osobowe są przechowywane niezgodnie z prawem lub nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w szczególności, gdy dane osobowe są nieprawidłowe, przetwarzane niezgodnie z prawem lub nie są już niezbędne do celów przetwarzania a podmiot danych wniósł sprzeciw wobec ich przetwarzania;
• przenoszenia danych osobowych – jeżeli (i) przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub na podstawie zgody oraz (ii) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku chęci zadania pytania lub skorzystania z któregokolwiek z praw, możesz skontaktować się z DATAWALK korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.

11.   Sprzeciw wobec przetwarzania danych:

Przysługuje Ci także prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania, w przypadku gdy: (i) istnieją podstawy związane z Twoją szczególną sytuacją oraz (ii) przetwarzanie jest oparte na uzasadnionym interesie DATAWALK (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).